Quando começam a acontecer muitas arrecadações extras, e o condomínio continua em mau estado de conservação, pedindo melhorias, ou o síndico ou a administradora nunca consegue prestar contas ao condomínio, sinal vermelho. Pode ser que a arrecadação esteja tomando um rumo diferente do que deveria.
Por isso, conversamos com três especialistas em auditoria condominial: Valter Piovan, sócio da empresa Planners, Ivo Caetano de Lana, da Technoaudi, e a auditora independente Evelyn Reis. Eles elencaram alguns pontos a serem observados para evitar que esse tipo de deslize ocorra e sugerem uma auditoria por ano no condomínio.
O primeiro passo para evitar fraudes na gestão condominial é uma boa prestação de contas. Essa deve ser feita mensalmente, pela administradora ou síndico, com os documentos originais de pagamento ou recebimento. Tanto o conselho quanto os condôminos devem ficar atentos à prestação de contas: ela é a chave para saber como está a saúde financeira do condomínio.
Quando há alguma desconfiança na prestação de contas, uma dica é estudar cada nota fiscal, para saber se a documentação não é “fria”. Cheque o telefone e endereço das empresas citadas.
O ideal é que haja uma conferência mensal das contas do condomínio por parte do conselho, assim, evita-se que apenas uma vez por ano as contas sejam checadas. Também é importante que os moradores acompanhem as contas mensalmente.
Vale lembrar que os condôminos têm direito de ver a pasta mensalmente, mas devem marcar um horário com o síndico, ou na administradora, para fazê-lo. E os moradores não podem levar a documentação para a sua casa: o manuseio deve ser feito na frente do responsável.
Essa pasta é o demonstrativo financeiro do condomínio. Lá devem estar todos os lançamentos referentes às entradas e saídas do local.
Outro ponto que pode inspirar desconfiança dos condôminos é a presença de fornecedores que sejam muito próximos do síndico, ou de alguém da administradora, como familiares ou amigos próximos. Não há problema em contratá-los, desde que tenham passado por concorrência com outras empresas e o serviço ou produto oferecido tenha qualidade e preço similar.
Há casos em que o síndico por falta de organização, preparo, ou boa fé mistura suas finanças com as do condomínio, e acaba utilizando o caixa para pagar suas despesas pessoais. Ele pode acabar devolvendo a quantia que acredita estar devendo ao condomínio, porém, a situação gera constrangimento para todos os envolvidos. É importante que isso não aconteça, para mostrar lisura com as finanças do condomínio.
Para contratar uma auditoria para o condomínio, o ideal é que o profissional seja um contador, com registro no CRC (Conselho Regional de Contabilidade). Também vale procurar um profissional mais experiente, indicado por síndicos/profissionais que já tenham precisado desse tipo de serviço. Não é recomendado que a Administradora do condomínio se encarregue dessa tarefa, a auditoria deve ser sempre independente.
Má gestão
Apesar de não ser considerado tão grave quanto “roubar” dinheiro do condomínio, o síndico pode lesar as contas do local de outras formas, como fazendo acordos com inadimplentes com descontos superiores aos permitidos em assembleia.
Também pode, por pressa, contratar sem urgência e sem concorrência um fornecedor com preço mais alto que o de mercado.
Fraudes comuns
- Não lançar acordos ou recebimentos de inadimplentes, feitos diretamente com o síndico ou a administradora
- Saques da conta do condomínio sem justificativa
- Superfaturamento em compras/serviços
- Contratação de serviços desnecessários
- Não pagamento à Receita Federal e ao INSS de impostos devidos
- Desvio de materiais do condomínio para uso particular
- Uso de notas falsas
O QUE FAZER QUANDO…
- … O ex-síndico, ou o atual, é suspeito de fraude?
O ideal é chamar um contador especializado ou uma empresa de auditoria. Só dessa forma se tem o embasamento necessário para uma ação judicial. Caso fique provada a má gestão, o ex-síndico deverá reembolsar os cofres do condomínio, além de poder sofrer sanções cíveis e criminais. - … A administradora é suspeita de fraude?
Caso haja qualquer suspeita a respeito da lisura do trabalho da administradora, além da auditoria, o condomínio pode trocar de empresa prestadora de serviços, de acordo com cada contrato. E, é claro, se ficar comprovado fraude ou qualquer outro dano ao condomínio, é possível pedir ressarcimento na justiça.
Fontes consultadas – Valter Piovan, sócio da empresa Planners, Ivo Caetano de Lana, da Technoaudi, a auditora independente Evelyn Reis, Juraci Baena Garcia, da Villágua condomínios,Ricardo Azevedo Sette, da Azevedo Sette advogados, Silvio Kleber Pacheco da Svizzero Alves Auditoria e consultoria, e Mauricio Ferreira da Costa, do Indep
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