Como não perder a cabeça em 9 lições! Um guia para síndicos estressados, acesse!

Síndico estressado: 9 lições para não perder a cabeça

Impor limites, ter método de trabalho e autocuidado estão entre as medidas para o síndico segurar a onda em meio à tensão, mudanças e incertezas na pandemia

A vida do síndico nunca foi fácil e a pandemia de coronavírus aumentou de forma exponencial os desafios diários, turbinados pelo ineditismo e tensão do momento. Afinal, não existe curso preparatório para gestão de pandemia no condomínio.

Em meio à elaboração de protocolos sanitários, novos decretos, adoção de tecnologias para comunicação e assembleia virtual, acompanhamento acirrado das finanças e gestão de conflitos de vizinhos está a figura do síndico estressado.

Assim como um para-raios deve estar bem aterrado e com a manutenção em dia para absorver uma descarga elétrica e conservar intacta a edificação, o síndico deve adotar práticas para dar conta da gestão condominial sem adoecer ou querer jogar a toalha.

Preparamos 9 lições para o síndico não perder a cabeça a partir de entrevistas com quatro especialistas do segmento condominial com formação em psicologia, administração e parapsicologia. Boa leitura!

1. Estabeleça limites aos condôminos e moradores

O síndico deve ter postura e estabelecer limites para ser respeitado. Ter um protocolo de atendimento ao condômino claro, estruturado e bem divulgado é uma solução eficaz:

• Estabeleça horários específicos para que os moradores possam interagir pessoalmente (ou por vídeoconferência) e tirar suas dúvidas. “Essa ação inibe reclamações e abordagens em horários indesejados”, justifica a gestora predial Christiane Romão, de Salvador, Bahia.
• Estabeleça meios de comunicação oficiais de atendimento:
  • É recomendável que o síndico tenha um número de telefone exclusivo para atendimentos, assim não há como burlar os horários já estabelecidos e misturar suas demandas pessoais com as do condomínio;
  • Aplicativo, portal e e-mail são outros canais de comunicação importantes, que podem ser usados a qualquer hora e ainda contam com a vantagem da documentação, como geração de protocolo de atendimento, e diminui conflitos, por serem mais objetivos.
• Estipule prazo de resposta para os atendimentos. Isso evita cobranças fora de hora.
• Somente emergências podem quebrar essa regra. E este protocolo deve nomear o que são essas emergências. Exemplo: incêndio, enchente, alagamento, crimes – lembrando que tudo isso pode ser encaminhado por qualquer pessoa instruída, seja funcionário, conselheiro ou morador. Por isso tenha um plano de contingência para cada situação. “Evite abrir brechas para as regras que já foram definidas para que haja respeito”, enfatiza Christiane Romão, também psicóloga.

Quando o síndico se deparar com um morador alterado, nervoso, que muitas vezes o encurrala no corredor, deve lembrar do que já foi dito anteriormente e perguntar-se “dou conta da situação agora?”.

“Se não der, diga à pessoa, de forma respeitosa, que não vai atendê-la neste momento, que está com outra situação e que irá agendar um horário para falar com ela adequadamente o mais breve possível. Não tenha medo de falar não. Saia do olho do furacão. A dor/sentimento do morador não é seu”, orienta a psicóloga e síndica profissional de São Paulo, Jailma Brito.

Quando o síndico não tem condições de atender naquele momento – seja por falta de tempo ou de estrutura emocional – e acaba cedendo, Karine Milles alerta que pode ser um desastre para ele também.

“A tendência é embarcar na mesma ‘vibração’ do outro e o resultado é tensão, abalo na sua autoconfiança, estresse, angústia, perda de tempo. E o problema trazido pelo vizinho? Segue sem solução”, diz.

Se tiver condições de atendê-la, estabeleça um vínculo, converse olho no olho, num local mais reservado, ambos sentados e procure descontrair para quebrar o momento de tensão, perguntando do filho ou do pet, por exemplo.

Jailma Brito conta que atendeu uma moradora que está enfrentando uma crise financeira com o fechamento do negócio em decorrência da pandemia e veio, muito nervosa, reclamar da reforma do vizinho.

“Eu a acolhi, perguntei da família, de forma descontraída e a deixei desabafar, baixar a carga emocional. Quando o morador não dá conta da sua própria situação, ele explode em cima do síndico por algo menor. Síndico tem que gostar de gente, tem que saber ouvir”, lembra.

A síndica profissional e psicóloga Betina Soldatelli recomenda ao síndico envolver na solução a pessoa que traz uma reclamação. “Estimule funcionários e moradores a apresentar soluções, a se colocarem no lugar do síndico e enxergarem que o que eles querem não é fácil de resolver.”

O síndico também precisa ser didático em deixar claro aos moradores que há limites em sua atuação. “Tem coisas que só se resolvem em outras esferas, com outros profissionais ou até mesmo entre vizinhos”, pontua Betina.

2. Tenha um método de trabalho e organização

Método de trabalho e organização são pontos muito importantes para o controle do estresse de qualquer profissional. Confira os recursos adotados pela administradora e síndica profissional de Florianópolis Karine Milles:

• Uso de um quadro onde estão mapeadas todas as situações permanentes para acompanhamento diário e semanal. Ela vislumbra o planejamento macro para não perder o norte.
• Uso de agenda para as demandas diárias com prazos bem sinalizados.
• Arquivos: além dos originais impressos, ela guarda todos em arquivos digitais na nuvem (como Google Drive, WeTransfer, Dropbox, OneDrive, iCloud) como backup e para acessar de qualquer lugar.
• Planilhas com todos os compromissos e prazos listados.

Outro ponto importante é que a gestão condominial abrange várias disciplinas, como engenharia, direito, administração, relacionamento, e o síndico precisa estar muito organizado com todos esses quesitos.

A contratação de parceiros e prestadores de serviços para as áreas técnicas para as quais não tem (e nem precisa ter) formação é mandatório, recomenda Karine Milles.

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Nesta linha, Christiane Romão sugere aos síndicos que tenham uma rotina de vistorias, assim fica mais difícil ser surpreendido por um problema de última hora e ter que sair correndo para fazer manutenções corretivas que poderiam ser preventivas.

“É bem importante que cada síndico crie a sua forma de atuação. Eu gosto do papel, me ajuda a concretizar e me reorganizar. Também trabalho muito a questão da visualização: faço uma projeção nos objetivos, coloco a mente para funcionar e, mentalmente, enxergo aquilo se tornando realidade. É um treino para o cérebro”, explica Karine Milles.

3. Estude e se mantenha atualizado

A falta de conhecimento e de preparo também são gatilhos para o estresse do síndico. Por isso, todo gestor – orgânico ou profissional – deve estudar e se manter atualizado, seja por meio de cursos, leituras, eventos, webinars ou lives – muitos gratuitos.

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Betina Soldatelli conta que quando virou síndica do condomínio onde mora, começou a ter enxaquecas frequentemente.

Depois de alguns meses, decidiu fazer um curso de formação de síndico profissional e, quando entrava em assuntos relacionados à sua rotina ou problemas que enfrentava no momento, era como se acendesse uma luz no fim do túnel.

“Eu vivia um estresse pela falta de conhecimento e por uma autocobrança muito forte. Entendi que estava começando uma nova carreira e, com o tempo, fui amadurecendo como profissional com o conhecimento e a experiência. Participar sempre de cursos e eventos me ajuda a estar mais preparada para enfrentar os desafios e isso alivia o estresse“, relata Betina, cujos episódios de enxaqueca passaram completamente.

Segundo Christiane Romão, um síndico que quer pensar só do seu jeito, não se abre para aprender com a experiências de colegas, não busca referências para desempenhar sua atuação, não pode culpar ninguém pelos seus resultados.

“Conhecimento e networking são elementos que fazem qualquer profissional ter clareza do que precisa ser feito.”

4. Participe de uma rede de apoio com outros síndicos

Fazer parte de uma rede de apoio traz benefícios a qualquer pessoa, inclusive síndicos:

• é um espaço seguro para compartilhar as batalhas que enfrenta
• elimina a solidão
• ajuda a encontrar respostas e soluções a partir da troca e da experiência dos pares

“Ter uma rede de apoio é fundamental. Durante a pandemia, síndicos, antes muito resistentes ao compartilhamento, se conectaram mais por meio da criação de vários grupos onde passaram a falar de forma aberta, dividir suas dores, pedir ajuda e trocar materiais”, conta Jailma Brito, que participa de alguns grupos de whatsapp exclusivos de síndicos.

5. Compartilhe responsabilidades com conselho e condôminos

O síndico não pode assumir o papel ilusório de super-herói e demonstrar para a comunidade condominial que pode fazer tudo sozinho.

“Isso traz uma sobrecarga para ele, além de baixa participação e contribuição dos condôminos”, alerta Christiane Romão.

Além de contar com apoio dos conselheiros para debater assuntos relevantes e tomar decisões, o síndico também pode sugerir a formação de comissões de moradores para auxiliá-lo em diferentes assuntos, como obras, decoração, paisagismo, manutenção de áreas, festas etc.

“O sucesso de uma comissão dependerá fundamentalmente do escopo para o qual foi criada, assim como a integração e harmonia dos membros junto à gestão. Isso alivia as demandas do síndico e sobra mais tempo para se dedicar a atividades mais especificas”, complementa a gestora predial.

Karine Milles teve recentemente uma experiência bem positiva com a reforma da academia de ginástica de um dos condomínios que atende em Florianópolis.

Foi formada uma comissão com moradoras que são professoras de educação física com toda expertise que o assunto exige e atuaram de forma efetiva: escolheram do layout aos equipamentos. Resultado: uma academia bem montada, funcional e que atende às necessidades da comunidade.

“Criar comissões é excelente. Os integrantes entendem que o trabalho do síndico é muito além do que se imagina e dá a oportunidade para o outro atuar, se sentir útil.”

Para síndicos profissionais que enfrentem pressão e dificuldades com conselhos que interferem muito na gestão e cobram resultados rapidamente, Betina Soldatelli recomenda:

• Alinhar expectativas: problemas que existem há 10 anos não serão resolvidos em 3 meses. Tenha um plano com prazos para cada etapa.
• Relembrar o papel de cada um: quando um conselheiro começar a passar por cima, é necessário resgatar e pontuar as funções do síndico, subsíndico e conselho.
• A conversa não surtiu efeito? Formalize! Mande e-mail copiando todos os integrantes do conselho e, a depender do caso, o jurídico do condomínio. “Você pode até ganhar inimigos, mas não tenho receios. Saiba se posicionar com firmeza e não tema a perda de contrato”, instrui a síndica profissional.

6. Tenha autoconhecimento e respeite seus limites

Ter a total consciência sobre si mesmo e reconhecer que não há como fazer tudo sozinho são os primeiros passos do síndico rumo ao autoconhecimento, segundo Karine Milles, que também é parapsicóloga e autora do livro “A mente e as emoções do síndico moderno”.

Autoconhecimento abrange saber quem ele é como pessoa, quais os seus valores, suas crenças, sua espiritualidade, suas limitações, suas motivações, inclusive em ser síndico, sabendo, com profundidade, o que compete ao cargo.

“A partir do seu autoconhecimento, o síndico deve estabelecer uma organização profissional que favoreça harmonia e paz na gestão“, recomenda Milles.

Quando chega uma demanda não prevista – corriqueiro no dia a dia condominial -, Jailma Brito recomenda ao síndico se perguntar: “eu dou conta disso agora?“

Ao conhecer o seu limite e identificar se naquele momento está apto a lidar com a demanda daquele interlocutor (não raro, um condômino explosivo), o síndico tem a chance de evitar um pico de estresse desnecessário.

“Se você não consegue atender naquela hora, se está em um momento delicado, tem que se respeitar e deixar para depois. O síndico não pode ‘mergulhar de cabeça’ sem saber a ‘profundidade do rio'”, recomenda Jailma.

Deixando claro que aqui não estamos falando de reais urgências. E entenda urgência como fogo, alagamento/enchente, tiro etc. E, ainda assim, deve haver pessoas treinadas em planos de contingência para lidar em cada situação, além do já sabido: ligar para bombeiros, defesa civil, SAMU e polícia.

O síndico também deve conhecer os limites do volume de atividades que é capaz de executar, Isso tanto para síndicos orgânicos, cuja sindicatura corre em paralelo à carreira profissional, quanto síndicos profissionais.

“A carga de trabalho que se escolhe deve ser condizente com a disponibilidade. É importante conhecer as demandas antes de assumi-las”, diz Jailma Brito.

Por isso, atenção na hora de se candidatar (novamente) no condomínio onde mora ou aceitar participar de novas concorrências e ampliar a carteira de clientes.

7. Adote práticas de autocuidado para saúde física e mental

Para a gerente predial e também psicóloga Christiane Romão, o síndico precisa ter cautela para não padecer emocionalmente no convívio da realidade condominial.

“O esgotamento emocional é motivador de muitas renúncias, destituições e até casos de desenvolvimento da Síndrome de Burnout, patologia que leva à ‘despersonalização’ de diversos profissionais que lidam com o público em um ambiente estressante. Sendo o síndico uma figura muito exposta, deve ter todo o cuidado com sua saúde emocional“, alerta Christiane.

Idealizadora do projeto Escritório do Síndico, em Salvador/BA, Christiane Romão recomenda priorizar saúde, família e trabalho – nesta ordem.

“Primeiro estabeleça os limites de autocuidado, pois você não vai conseguir ajudar ninguém se não estiver com suas emoções equilibradas. Evite levar conflitos do condomínio para suas horas de lazer. Por outro lado, mostre para sua família a importância do seu trabalho. Assim conseguirá manter harmonia em ambas as partes”, diz a psicóloga.

Confira abaixo uma lista de práticas recomendadas pelas especialistas entrevistadas:

CUIDE DE SUA SAÚDE FÍSICA: VÁ AO MÉDICO

Jailma Brito comenta que tem conhecimento de colegas síndicos que, cada dia mais, têm feito uso de medicamentos porque desenvolveram insônia, síndrome do pânico, depressão, ansiedade, hipertensão e diabetes – patologias que podem ser desencadeadas por alta carga de estresse.

Alteração de apetite, muita dor de cabeça, perda de memória, dormir demais e isolamento  são sintomas que também requerem atenção. Observe-se. Está com insônia todos os dias? Está comendo pouco ou demais? Percebeu outras alterações e sintomas físicos? Está na hora de ir ao médico.

CUIDE DE SUA SAÚDE MENTAL: FAÇA TERAPIA

Você está com a paciência curta, ‘estourando’ muito e gritando? O emocional pode estar abalado. Fazer terapia pode ajudar a identificar o que está saindo do controle.

“Se para ter respeito e domínio da situação uma pessoa se altera, algo precisa ser feito. O tom de voz é um sintoma muito importante, evidencia como a pessoa está emocionalmente, inclusive ao se retrair. Esteja atento”, recomenda Jailma Brito.

Christiane Romão comenta que muitas vezes os síndicos não têm nem para quem pedir ajuda e, à medida que vai dando sinais de estresse, é preciso, para seu cuidado pessoal e controle de atividades, contar com um profissional especializado.

“Nesse caso, buscar o apoio de um psicólogo pode trazer a segurança e a tranquilidade necessárias para enfrentar esse período.”

PRÁTICAS DE AUTOCUIDADO

Como complemento aos cuidados de saúde física e mental, o síndico pode incorporar outras práticas de autocuidado ao seu estilo de vida. “O síndico deve ter um momento só dele, em que possa extravasar suas emoções e fazer algo que goste”, recomenda Karine Milles.

• Atividade física: nem que seja uma caminhada de 30 minutos, toda pessoa precisa se exercitar. Além de contribuir diretamente para o controle de hipertensão, diabetes e sobrepeso, o exercício físico ajuda a espairecer e faz o corpo produzir naturalmente serotonina e endorfina, neurotransmissores relacionados à sensação de bem-estar e que promovem a redução de estresse e ansiedade.
• Meditação ou mindfulness: ao trabalhar a respiração, as práticas ajudam a pessoa a se manter no momento presente, no agora. “Ao sair do turbilhão e resgatar o eixo, é possível se posicionar de uma maneira que consiga olhar de fora a situação sem se envolver”, explica Betina Soldatelli, síndica profissional e psicóloga.
• Ter um hobby: desenvolver alguma atividade prazerosa, por puro divertimento, livre de qualquer obrigação. Pode ser leitura, pintura, jardinagem, coleção etc.
• Cultivo da espiritualidade: se você tem uma fé, dedique tempo às práticas da sua crença, como leitura do livro sagrado, como a Bíblia, orações, estudos. Exercitar a fé e ler mensagens inspiradoras e de esperança podem trazer equilíbrio e concentração.

8. Priorize sua vida pessoal e familiar

Estabelecer limites às atividades de gestão condominial requer maturidade profissional e de vida. O síndico precisa aprender a se desconectar até mesmo para fazer as ideias fluírem.

Dependendo do perfil, o síndico pode ser muito ansioso para tomar decisões rapidamente e a pressa atrapalha justamente a refletir, ter ideias e elaborar soluções, comenta Betina Soldatelli.

“Sempre vai ter trabalho, e-mails e atividades que não consegue finalizar no dia e podem ser deixados para amanhã. É preciso dar tempo para a maturação das ideias e para isso é preciso ‘refrescar’ a cabeça“, ensina Betina.

A síndica profissional Jailma Brito recomenda que o gestor faça pergunta simples para se autoavaliar periodicamente:

• Quanto tempo tenho ficado longe da família?
• Quantas vezes isso acontece na semana?
• Quanto tempo tenho dedicado à vida social/descanso?
• Familiares e/ou amigos reclamam da minha ausência?

“Mesmo que não tenha família, o síndico precisa ter vida social, descontrair, descansar. Quando esposa, marido ou filho está pedindo atenção, reclamando muito é um sinal claro de que está extrapolando e precisa tomar atitude. Nenhum ser humano foi feito apenas para trabalhar e as consequências vão vir no futuro, com desenvolvimento de doenças,” alerta Jailma.

E ela fala por experiência própria porque já foi essa pessoa que trabalhava de domingo a domingo, gerenciando 20 condomínios.

“Quando tive o meu terceiro filho, voltei a atender quando não tinha nem tirado os pontos da cesária. Não tinha finais de ano. Fiquei 15 anos tirando férias com menos de dez dias. Terceirizava os cuidados dos filhos”, relata.

Teve obesidade, depressão e a luz vermelha acendeu quando precisou desacelerar para cuidar de um dos filhos, com necessidades especiais.

“São escolhas e consequências. Os anos de trabalho intenso me deram respaldo, vivência. Mas o preço foi a saúde e a família. Fiz uma releitura e escolhi reduzir a carga, ter mais tempo para me cuidar e me dedicar à família”, conta Jailma, que hoje é síndica profissional de dois condomínios-clube.

9. Saiba quando é chegada a hora de parar

Todas as lições anteriores foram colocadas em prática e, ainda assim, o estresse do síndico não passa? É preciso ter sensibilidade, sabedoria e humildade para reconhecer que, provavelmente, o ciclo naquele condomínio se encerrou.

“Não force uma situação por questão de vaidade e de ego. Tenha maturidade para entender que o seu tempo ali já deu. Não insista em seguir em um lugar em que você não produz mais. Saia no auge”, recomenda Jailma Brito.

Veja alguns sinais de que o seu tempo em um empreendimento está chegando ao fim:

• projetos reprovados
• reuniões truncadas com conselho
• surgimento de muitos conflitos
• assembleias marcadas por bate-boca e moradores “torcendo nariz”
• perda de entusiasmo, do “brilho nos olhos”
• esgotamento
• bloqueio de ideias inovadoras
• perda de confiança dos condôminos.

“Quando se perde a alegria de estar ali, não há mais aquele amor e empolgação, é hora de sair. É difícil ter essa honestidade interna, por isso o síndico precisa de autoconhecimento”, lembra Karine Milles.

Se a situação estiver insustentável, não espere o mandato acabar: renuncie sem hesitação. “Precisamos reconhecer nossos limites e escolher nossas batalhas”, diz Betina Soldatelli.

Fonte: Sindiconet