Os segredos para manter o livro caixa do condomínio em dia
Manter em dia o livro caixa do condomínio requer atenção a uma série de detalhes. Separamos algumas dicas para tornar esta tarefa mais fácil. Confira!
A parte financeira é talvez a mais complexa das atividades de um síndico. Com certeza, é também a mais fiscalizada pelas partes interessadas. Para manter uma gestão de excelência neste aspecto, é fundamental que o livro caixa do condomínio esteja sempre em dia.
Afinal, a contabilidade condominial é um fator que gera confiança e credibilidade.
Segundo o Código Civil, uma das responsabilidades do síndico é prestar contas sobre as finanças aos condôminos.
A legislação não exige a contratação de um contador profissional. Portanto, o síndico pode assumir pessoalmente a tarefa de fazer todo controle dos registros patrimoniais e financeiros.
É um trabalho que deve ser muito organizado e criterioso. Envolve a elaboração de orçamentos, aferição de receitas e despesas, cobranças aos condôminos referentes aos pagamentos das taxas mensais e aos inadimplentes.
Tudo isso vai ser, depois, demonstrado em assembleia, anualmente e quando exigidas.
Agilidade, segurança e transparência
Por conta do volume de documentos e exigência de horas de dedicação, geralmente a contabilidade do condomínio é transferida para um contador de confiança ou para a empresa administradora.
Isso evita que o síndico fique sobrecarregado, promove maior agilidade no processo e garante mais segurança e transparência.
Mesmo assim, o bom síndico precisa ter um conhecimento mínimo de contabilidade. Desta forma, ele consegue ficar mais atento ao que vem sendo feito pelo prestador de serviço e não tropeça na hora da prestação de contas.
As regras que se aplicam à contabilidade do condomínio são as mesmas aplicadas às entidades sem fins lucrativos, como instituições religiosas, associações de classe, sindicatos e clubes esportivos, por exemplo.
Em posse de documentos como boletos bancários das taxas, registros das obrigações trabalhistas (rescisões, admissões e demissões, férias, afastamentos, etc.), guias de recolhimento de impostos e contribuições (INSS, FGTS, ISS, IRRF, PIS), orçamentos e notas fiscais é possível fazer a contabilidade condominial.
Neste contexto, o livro caixa demanda atenção redobrada. Ele precisa ser bem cuidado para que não escape nenhum dos muitos detalhes.
Pra não haver erros, separamos abaixo, o que fazer para manter o livro caixa do condomínio em dia. Acompanhe!
Segredos para organizar melhor e manter o livro caixa do condomínio em ordem
- Hoje em dia, o mercado oferece diversas ferramentas financeiras para o controle do livro caixa do condomínio. São planilhas ou softwares que facilitam a vida do síndico.
- Os custos e despesas do condomínio podem ser separados por centros de custos. É um jeito de classificar direito os documentos que os comprovem.
- Sempre que você ficar com alguma dúvida, não hesite em consultar um contador, alguém especialista em finanças ou o conselho fiscal do condomínio. Porque um erro, mesmo que pequeno, pode comprometer todo seu esforço.
- A periodicidade com que você vai controlar o livro caixa, se diária, semanal ou mensalmente vai depender do tamanho do condomínio em questão.
- Não se esqueça de anotar detalhes como data da receita ou despesa, local e valor. Nunca confie somente na memória.
- É importante ter uma visão completa do livro caixa. Ou seja, não basta somente lançar informações. O ideal é fazer análises sobre o comportamento das entradas e saídas ao longo de um mesmo período e quais as variações.
- Esta análise propicia saber se o saldo acaba ficando negativo em determinadas datas, o que deve ser feito para ter sempre um caixa positivo, se há a necessidade de recorrer a algum empréstimo bancário ou redefinir prazos de alguns pagamentos que possibilitam este tipo de ação.
- O comportamento do livro caixa pode exigir, também, por exemplo, negociações com algum fornecedor fixo. Não hesite em fazer isso de tempos em tempos.
- Fique sempre atento às datas de pagamento de todas as obrigações.
- Considere os benefícios e incentivos do mercado e quais são os melhores momentos de promoções e para contratações, por exemplo.
Fonte: Tudo Condo
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