Síndico, siga estas dicas e tenha mais tranquilidade em suas férias!

Final de ano, férias… Sim, descansar e dar uma esticada até a praia também é para o síndico. Veja como se programar e deixar tudo em ordem no condomínio

Todo mundo precisa de férias, certo? E com o síndico não é diferente, afinal descanso é uma necessidade do ser humano. Quem leva a sindicatura a sério e tem um compromisso com o bem estar da comunidade e do condomínio, tem muito trabalho todos os dias.

“Tem gente que acha que é só olhar a pasta, que é a administradora que faz tudo. Mas o síndico tem que lidar com vizinhos complicados, muitas vezes mal educados, com expectativas de funcionários, pandemia… é uma carga e atenção diárias muito grandes. Para dar conta de tudo isso, ele tem que se cuidar para não ter um esgotamento e adoecer”, alerta a psicóloga Mariana Lima.

Mas antes de fazer as malas, é importante tomar algumas providências para que tudo transcorra bem nas férias do síndico que, vale lembrar, não é funcionário do condomínio, mas, sim, um representante eleito.

Então para que você, gestor, possa curtir o período de férias com tranquilidade, o SíndicoNet organizou tudo relacionado ao tema nesta matéria. Confira!

 Nesta matéria você vai ler: 

• Quem deve substituir o síndico nas férias?
• O que o síndico deve fazer antes de ir viajar?
• Síndico profissional: providências adicionais
• Situações de emergência: orientações sobre como proceder
• Dicas de planejamento e blindagem para as férias do síndico
• Existe remuneração de férias para o síndico?
• Férias do síndico não é luxo, mas necessidade

Quem deve substituir o síndico nas férias?

“Antes de tudo, é importante checar a convenção do condomínio para saber qual é a regra em caso de férias do síndico”, aponta o diretor da administradora GK Gabriel Karpat.

Isso porque algumas convenções apontam que é o subsíndico quem deve assumir, e, em outros documentos, o presidente do conselho.

Se o documento não mencionar nada, o ideal é trazer o tema para a próxima assembleia deliberar.

“É melhor dividir esse tipo de decisão com todos”, ensina Maria Estela Capeletti, advogada especialista em condomínios e colunista do SíndicoNet.

Um ponto importante a ser ressaltado é que o síndico segue sendo o responsável pelo condomínio mesmo durante a sua ausência.

Quando o condomínio conta com um síndico profissional, o mesmo pode ter uma equipe ou atuar com prepostos, que o auxilia durante suas férias.

O que o síndico deve fazer antes de ir viajar?

É claro que todo mundo está sujeito a imprevistos e a ter que se ausentar de uma hora para outra.

Porém, para curtir as férias tranquilo, o síndico pode tomar algumas providências para que tudo transcorra de forma adequada na sua ausência, e evitar ser acionado constantemente no período:

• Comunique subsíndico e conselho sobre o período de férias com antecedência;
• Resolva situações mais urgentes antes de sair e deixe subsíndico, conselho, zelador e administradora a par;
• Organize uma lista de atividades previstas para o período de ausência e compartilhe com quem ficará responsável (subsíndico, administradora, zelador);
• Avise a administradora com antecedência. É a empresa quem poderá sanar a maior quantidade de dúvidas caso ocorra algo inesperado;
• O subsíndico e os membros do conselho também devem ser avisados;
• Caso alguém vá substituí-lo durante as férias, tudo deve ser alinhado e combinado com antecedência, assim evitam-se sustos e que ambos viajem no mesmo período;
• Envie um comunicado aos moradores, orientando-os sobre quem devem acionar em determinadas situações;
• Também é importante que o zelador ou gerente predial não se ausente no mesmo período que o síndico;
• Instrua o zelador ou gerente predial sobre como agir caso aconteça uma surpresa, como um cano estourado ou um vazamento de gás, por exemplo.

“Seja para dizer ‘ligue para a administradora’ ou ‘chame a polícia’, o zelador deve saber pelo menos por onde começar a resolver o problema”, explica Gabriel Karpat.

Síndico profissional: providências adicionais

No caso de condomínio com síndico profissional, além de todas as providências acima, há outras medidas a serem tomadas, listadas pelas síndicas profissionais Roberta Migliolo e Karina Nappi:

• Escolha o período de férias de forma estratégica: evite se ausentar no meio de grandes obras. Geralmente os meses tradicionais de férias (julho, dezembro a fevereiro) costumam ser mais tranquilos (mais moradores viajando) e convenientes para combinar com a própria família;
• Alinhamento frequente com conselho: uma agenda de reuniões periódicas mantém todos a par do que está acontecendo. “Faço reuniões mensais com subsíndicos e conselho e estamos sempre nos falando no dia a dia. Todos sabem o que está rodando, o que precisa de mais atenção. Os conselheiros dos condomínios que atendo são bem colaborativos”, relata Roberta Migliolo, síndica profissional de sete condomínios em São Paulo;
• Prepare um substituto da equipe: tanto Roberta quanto Karina têm sócios em suas empresas e staff (apoio administrativo e operacional) que dão continuidade aos trabalhos de forma transparente aos condôminos nos períodos de ausência um do outro. Os sócios participam de grupos de whatsapp do conselho, estão presentes em todas as assembleias e acompanham as atividades dos empreendimentos;
• Tire férias fracionadas: de 10 a 15 dias, duas vezes por ano;
• E-mail: além de deixar aviso automático de ausência informando o período de férias e contatos de quem devem acionar, o síndico profissional pode dar acesso à caixa ao seu substituto para acompanhamento e providências;
• Aprovações de transações bancárias: para os condomínios que fazem dupla aprovação de transação bancária, importante fazer transferência de token do banco para quem irá substituí-lo.

Situações de emergência: orientações sobre como proceder

Em casos de emergência durante o período de ausência, o zelador e um morador do condomínio podem tomar a frente da situação. Por exemplo, se um cano estourar e alagar parte da garagem, os dois entram em contato com uma empresa especializada para rapidamente reparar o dano.

Também é recomendado, se necessário, utilizar-se dos serviços da seguradora do condomínio. A maioria, hoje em dia, oferece assistência técnica para vários casos emergenciais, como canos estourados e chaves emergenciais, por exemplo.

Telefones úteis para deixar com o encarregado

• 190 – Polícia
• 192 – SAMU (Ambulância – casos clínicos)
• 193 – BOMBEIROS (incêndios, vazamento de gás, resgate em caso de traumas e passageiros presos em elevador)
• Assitência 24hrs da Seguradora
• Administradora do condomínio

Devem estar nesta lista também os números de emergência da empresa de manutenção de elevadores, da seguradora do condomínio, empresas de manutenção das bombas e portões.

“Importante salientar que os gastos provenientes desse tipo de situação devem ser justificados na próxima assembleia“, assinala Gabriel Karpat.

Dicas de planejamento e blindagem para as férias do síndico

Confira as dicas adicionais da psicóloga Mariana Lima para se organizar para tirar férias com mais leveza. Ela já foi conselheira ativa no condomínio por oito anos e tem muita familiaridade com a rotina intensa de síndicos:

• Planeje as férias com antecedência: isso torna o processo mais leve e fácil. “O síndico deve conhecer bem a realidade em que está inserido. Ele sabe que em determinados meses ou épocas as atividades serão mais estressante no condomínio, há mais coisas para fazer. Entendendo essa sazonalidade, ele vai conseguir escolher um mês que seja mais tranquilo”, explica.
• Concilie com a vida profissional e familiar o período ideal para tirar férias no condomínio.
• Planejar com muita antecedência é gatilho para estresse? Faça dentro de um prazo mais curto. Autoconhecimento é fundamental para escolher o melhor caminho.
• Aplique a técnica “Solução do problema”: este recurso da psicologia é muito usado em situações de ansiedade. Como funciona? Imagine situações que podem acontecer no condomínio durante a sua ausência e liste o que deve ser feito, quem acionar etc. Ex: Se estourar um cano, deve ser reportado ao zelador, que vai fechar o registro, chamar o encanador fulano de tal, avisar a administradora para providenciar o pagamento do serviço emergencial etc. “Isso muda a emoção e tranquiliza a ansiedade do síndico. Quando está no modo ‘e se’, tudo parece muito grande, geralmente potencializa”, explica Mariana Lima.
• Atendimento a moradores que ligam durante as férias: se o síndico aplicar a “Solução do problema” e decidir que o caminho a seguir é não atender o telefone, por ter decidido antes de acontecer, ele já estará preparado para isso e não irá atender, encaminhando para a pessoa que ficou responsável.
• Imponha limites: assim como tudo na vida, estabeleça limites para usufruir do seu momento de descanso. O online, as incontáveis mensagens de whatsapp são uma realidade do nosso tempo e, somadas com a pandemia, fazem que as pessoas tenham a impressão que todos estão disponíveis 24h, afinal ‘é só uma mensagenzinha e não vai atrapalhar’. Assim como o síndico deve estabelecer canais oficiais de comunicação e uma agenda de atendimentos, o mesmo deve ser feito em relação às férias para disciplinar os moradores.
• Tenha celular e whatsapp separados do pessoal se for possível.

Existe remuneração de férias para o síndico?

Apesar de na maioria dos condomínios haver remuneração (salário ou isenção da cota condominial), a figura do síndico não configura vínculo trabalhista ou outros benefícios. Portanto, a antecipação de décimo terceiro salário ou outros benefícios da legislação trabalhista não estão previstos – a exceção é o recolhimento do INSS, como previsto na lei.

Já os síndicos profissionais dependem de seu contrato com o condomínio. Há aqueles que prevêem ausências, outros não. Há ainda os que contam com substitutos para os condomínios durante o período de férias. Mesmo assim, o gestor deve avisar sobre o período que estiver de férias.

Como é um prestador de serviços, o recolhimento do seu INSS deve seguir o mesmo critério dos outros contratados pelo empreendimento.

Férias do síndico não é luxo, mas necessidade

Descanso físico e mental é uma necessidade inerente ao ser humano, por isso é importante que síndicos criem esse hábito saudável.

“Não adianta o síndico executar um trabalho fenomenal e não ter descansos programados na rotina do dia a dia, assim como descansos mais longos (férias) para recarregar a energia, mudar de ambiente. Uma hora a ‘máquina’ pifa”, alerta a psicóloga Mariana Lima.

No contexto pandemia, a falta de descanso e a sensação de estar ligado o tempo inteiro para o síndico pode ser até pior, comenta a profissional.

“Trabalhando em casa, com o condomínio inteiro cheio de gente também fazendo home office com elevado nível de intolerância, o síndico não pode ficar ligado 24h por dia à disposição. A mente não aguenta. Não é questão de merecimento, o descanso é essencial para manter a saúde física e mental”, justifica a psicóloga.

De acordo com o Censo SíndicoNet 2021, o principal desafio dos síndicos na pandemia de covid-19 foi lidar com moradores problemáticos, apontado por 46% dos 5 mil entrevistados.

A síndica profissional Roberta Migliolo conta que, em geral, recebe apoio dos moradores e conselheiros, mas há casos isolados de moradores com dificuldade em aceitar a sua ausência em períodos de férias.

Recentemente ela tirou apenas cinco dias de férias e ainda assim recebeu mensagem de um conselheiro em grupo de whatsapp do conselho questionando a ausência dela. “Quando fui eleita no condomínio, avisei que já tinha programado esta viagem, deixei mensagem automática de e-mail e equipe cuidando de tudo”.

Outra situação comum são moradores que, cientes das férias, mesmo assim mandam mensagem porque precisavam de ajuda com alguma questão que, geralmente, pode ser resolvida pelo zelador ou administradora ou que dá para esperar o retorno do síndico.

“Há condôminos que não aceitam falar com outra pessoa, somente com o síndico que elem elegeram. É necessário um trabalho de conscientização de forma didática explicando a eles os papéis de cada um na gestão do condomínio”, diz Karina Nappi, síndica profissional da Admix Services. Ela não tira férias há quatro anos e ainda não tem previsão de quando vai programar as próximas.

Roberta comenta que na pandemia foi muito mais procurada por questões que mexeram com o emocional dos condôminos, o que trouxe desafio maior, além do operacional.

“As pessoas ficaram mais intolerantes, individualistas e viam o síndico como a pessoa que tem que resolver os problemas. Frases como ‘você é paga para isso’, ‘você tem que trabalhar 24 horas’ foram comuns”, desabafa a síndica, que este ano voltou a fazer terapia. As sessões a ajudaram a entender e separar o que é sobre ela daquilo que é sobre o outro.

A psicóloga Mariana Lima explica que cabe ao síndico ter esse preparo, cuidar da auto-estima, saber do seu valor independente do que o condômino pense ou diga para não entrar em um processo de negatividade, baixa valoração e culpa.

“Se o síndico deixou todos os processos organizados, preparou funcionários, administradora e o substituto, alinhou com conselho e avisou moradores, tudo o que está ao alcance dele foi feito. Nas férias, ele está no seu tempo regulamentar de descanso. Se alguém o procurar e ele não responder, não deve se sentir culpado ou mal-educado”, explica a especialista.

Fonte: Síndiconet

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