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A digitalização de documentos do condomínio traz inúmeras vantagens, e pode ser feita tanto pelo próprio condomínio quanto por empresas terceirizadas.
Em um mundo cada vez mais digital, nada mais natural que síndicos e administradores busquem a digitalização de documentos do condomínio.
Afinal, manter um controle dos documentos do condomínio é crucial para garantir um fluxo mais eficiente às atividades condominiais.
Além disso, reduz custos e diminui impactos ao meio ambiente, pela não impressão de papel.
No entanto, é preciso esclarecer que os condomínios dependem da documentação em papel para governança e questões operacionais.
Cabe mencionar que digitalização dos documentos é uma questão de segurança de dados e informações para os condomínios. Afinal, arquivos em papel podem ser perdidos ou danificados.
Nesses casos, os documentos eletrônicos permanecem gravados em servidores do mundo inteiro. Há também os backups frequentes que são feitos.
Além disso, pela otimização que proporciona, a digitalização dos documentos impacta diretamente na produtividade do condomínio, com menos impressões e maior organização e facilidade pra encontrar documentos.
Digitalização de documentos do condomínio
Se a digitalização de documentos do condomínio é mais do que necessária, a dúvida que paira é sobre o que digitalizar.
Além dos documentos que constem nas pastas de prestação de contas mensais, toda a documentação trabalhista também pode ser deixada no formato digital.
Pode-se incluir nessa lista todos os contratos de prestação de serviços e de manutenção ao condomínio.
Vale ressaltar que documentos com validade jurídica, como recibos de pagamentos de salários, de férias e de décimo terceiro salário, além do controle de ponto, não podem ser descartados após serem digitalizados.
Por isso, os condomínios devem continuar guardando os documentos, mesmo os que já foram digitalizados.
Quando o assunto é automação, outro aspecto relevante é seguir o que determina a norma da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). O órgão define regras e procedimentos para obras no condomínio e nas unidades, que devem também ter em seu acervo, documentos que mostrem as alterações feitas no local.
Por isso, é importante digitalizar os planos de obras, que os moradores têm obrigação de entregar ao síndico, para garantir que esses arquivos não se percam.
Como fazer a digitalização de documentos do condomínio
Há duas maneiras de fazer a digitalização dos documentos: pelo próprio condomínio, síndico ou funcionário. Ou pela contratação de uma empresa especializada.
Nesse caso, a terceirizada pode fazer a digitalização remotamente ou retirar a papelada no condomínio para depois devolvê-la, em papel e arquivo digital.
Em geral, as empresas de digitalização costumam cobrar por página escaneada, o que equivale ao preço de uma impressão em preto e branco. Para digitalizar um documento, é necessário, no mínimo, um scanner e uma pessoa designada para essa tarefa.
E a depender do tamanho do condomínio e de suas necessidades, esse cenário vai mudar drasticamente. Em um condomínio de grande porte, por exemplo, a demanda interna pode exigir diversos scanners e uma equipe exclusiva para dar vazão à digitalização.
Arquivos armazenados na “nuvem”
E para controlar e organizar o arquivamento de documentos digitalizados, uma boa alternativa é contratar uma plataforma online.
Com esse tipo de ferramenta, localizar e acessar qualquer documento é simples e via internet, diretamente. É possível obter relatórios de forma transparente e rápida, controlado por senha, além da opção de escolher as pessoas que terão acesso.
Apesar de tudo isso, como já salientado, para alguns tipos de documentos é mandatório manter a versão em papel. Um exemplo são os acordos judiciais.
Por outro lado, há uma lista de documentos que podem ser digitalizados para serem armazenados na “nuvem”. São eles:
- Recibos;
- Comprovantes de pagamentos;
- Cupons fiscais;
- Contas de água, luz, telefone;
- Boletos em geral;
- Laudos técnicos;
- Contratos, entre outros.
A nuvem é um espaço para armazenamento de dados em um “disco virtual”, no qual é possível também compartilhar pastas e arquivos. Uma vantagem é a redução drástica de riscos pelo uso de dispositivos físicos de armazenamento de dados, como a perda de dados ou mesmo a indesejada invasão de vírus.
Fonte: Viva o Condomínio
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