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Os 4 segredos do atendimento eficaz ao morador de condomínio
Comunicação organizada, clareza de papéis na gestão, plano de contingência e jogo de cintura com morador são elementos para o sucesso do atendimento
Um síndico de carne e osso com toda certeza já foi interpelado por moradores perguntando sobre o andamento “daquela” obra na área comum em momentos absolutamente inadequados.
Seja na saída apressada para buscar as crianças na escola ou em um interfonema na hora da refeição, o síndico que nunca viveu uma situação assim ou é muito sortudo ou está há muito pouco tempo no cargo.
Atender os moradores é uma das partes mais fundamentais da gestão do condomínio – seja síndico orgânico ou profissional.
“Ouvir às demandas da comunidade é essencial para uma boa administração condominial. Só assim consegue-se realmente oferecer os resultados desejados”, assinala Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.
É, porém, um equilíbrio difícil entre ouvir moradores e aliar a atividade da sindicatura com todas as outras tarefas do gestor, que, além de cuidar, muitas vezes, de mais de um condomínio, tem também a sua própria vida familiar e pessoal, como qualquer outra pessoa.
Pensando nisso, o SíndicoNet garimpou os 4 segredos do atendimento eficaz para que o síndico consiga ouvir às demandas dos moradores de forma organizada, com melhor atendimento e otimização de tempo.
Ao final, confira dois bônus especiais: 4 argumentos para sair de saias justas com moradores “entrões” e uma biblioteca de modelos para usar nas comunicações do seu condomínio. Confira!
Segredo nº1: Estabelecimento de canais de comunicação para gerenciar demandas
É importante que o síndico, assim que eleito, já deixe claro quais serão os canais de comunicação oficiais para que os moradores o contatem.
“Os moradores devem saber como entrar em contato com o síndico, e qual é o prazo médio de resposta”, aponta Rosely Schwartz, professora do curso de administração condominial e de síndicos profissionais da Fecap.
Isso ajuda a evitar que telefone, interfone ou abordagens presenciais inconvenientes sejam os maiores aliados do morador a qualquer ideia ou sugestão que surja.
É no momento da eleição que o síndico deve deixar seus contatos disponíveis, seja e-mail, site ou aplicativo do condomínio. E, independente do meio, é importante que o síndico responda a todas as demandas dos moradores.
“Prefiro deixar meu e-mail à disposição e procuro responder em até 24h”, aponta o síndico profissional Wolfran Werther.
Outro ponto de atenção para que gestor e comunidade estejam na mesma página é quando um síndico profissional com equipe é eleito para o cargo.
“Neste caso, é importante que a pessoa que irá acompanhar o condomínio esteja presente no dia da eleição, e que seus contatos sejam disponibilizados. É algo que precisa estar muito claro para todos, para evitar problemas no futuro”, argumenta Rosely.
Segredo nº2: Ferramentas de comunicação estruturada
Tão importante quanto o morador saber como recorrer ao síndico para levar suas demandas é o síndico saber se comunicar com a comunidade e usar recursos adequados para tal.
Veja abaixo 3 sugestões de como fazer isso:
1. PLANTÃO PRESENCIAL OU VIRTUAL
Pode parecer fora de moda, mas muitos síndicos ainda dão aquele plantão no salão de festas, uma ou duas vezes por semana. Em tempos de pandemia, esse plantão pode ser feito online, por ferramentas de vídeoconferência como Zoom ou Google Meet.
Um dos principais benefícios do plantão é estabelecer o início de um diálogo com os moradores.
“Esses encontros são muito positivos até como um preparatório para futura assembleia. O morador já vai mais tranquilo, sabendo que foi atendido e que o que foi conversado será levado em conta pelo síndico”, argumenta Gabriel Karpat.
Os plantões são uma ótima forma de o morador saber onde o síndico está em um dia e hora, sem precisar marcar previamente, aponta Ana Luiza Pretel, especialista em mediação na área condominial.
Vale ressaltar que, para evitar saias justas – como aquele morador que vai chegar cinco minutos antes do plantão acabar – o ideal é não marcar nada muito perto do fim do plantão.
“Se o síndico tem um compromisso recorrente, também naquele dia, vale estipular que o plantão termina às 20h40, por exemplo, ao invés das 21h. Assim, se o encontro se alongar por 20 minutos, o síndico consegue atender o morador por mais um tempo e não se atrasa”, ensina Ana Luiza.
2. LISTA DE TRANSMISSÃO DO WHATSAPP: COMUNIDADE ATUALIZADA
Manter os moradores informados via lista de transmissão do WhatsApp pode ser uma ótima pedida.
“Gravar um vídeo uma vez por semana, por exemplo, pode ser uma boa alternativa para deixar os moradores a par das novidades”, assinala Gabriel Karpat.
Vale dizer que a lista de transmissão é uma ferramenta poderosa: por meio dela, os moradores só podem receber a comunicação – seja vídeo, áudio ou texto -, há a preservação dos contatos dos moradores (nem todos querem disponibilizar o número de seu celular aos demais) e evitam-se debates polêmicos fora de hora.
3. GRUPO NO FACEBOOK
Outra forma de manter os moradores bem informados, com agilidade e transparência, é um grupo no facebook.
“Dá para postar fotos e vídeos de uma forma mais descontraída para os moradores, sem perder o caráter informativo”, aponta Rosely.
Vale dizer também que o ideal, para esses casos, é que o grupo de facebook seja fechado e exclusivo para moradores.
“Também aconselho a fechar os comentários. Não acho que seja o melhor local para debater ideias”, pondera Rosely.
Fonte: Sindiconet
