Saiba como usar o WhatsApp como um aliado na gestão do seu condomínio

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As redes sociais e os dispositivos móveis transformaram a forma de comunicação. Hoje, poucos lembram, mas era difícil estabelecer contato antes da popularização dessas tecnologias. Fax, cartas, ligações telefônica. Esses eram alguns dos meios disponíveis para comunicação que parecem ter ficado em um passado bem distante.

A comunicação digital veio para encurtar distâncias e possibilitar uma interação mais rápida e eficiente. Nesse contexto, algumas ferramentas foram surgindo para facilitar ainda mais a forma de se comunicar. Uma delas, sem dúvida, é o WhatsApp, ideal para enviar mensagens em tempo real e receber respostas imediatas. Hoje, quase todo mundo tem o aplicativo no celular, não é mesmo?

Com milhões de usuários espalhados pelo mundo, o WhatsApp vem se consolidando como uma ferramenta fundamental, principalmente pelas funcionalidades que oferece, como a criação de grupos. Tem o grupo da família, o grupo dos amigos, o grupo de trabalho e, por que não o grupo do condomínio?

Pela praticidade, o síndico, muitas vezes, opta por criar um grupo para trocar informações importantes do condomínio com os moradores. Mas será que essa realmente é uma boa escolha? É importante ficar atento para o uso de grupos de WhatsApp em condomínios, pois, o que aparentemente se mostra como uma boa ideia, pode se tornar uma dor de cabeça para o condomínio.

Antes de mais nada, é importante reforçar que é interessante que a criação de um grupo de WhatsApp seja aprovada em assembleia, afinal, com o grupo, necessariamente, ficarão expostos dados pessoais do morador, como nome, número de telefone celular e fotos. Só por qualquer um participante ter acesso a essas informações, já é considerado violação da intimidade. Dessa forma, os moradores precisam autorizar sua participação no grupo.

Porém, não é isso que acontece na prática. Na maioria das vezes, a criação do grupo acontece de maneira totalmente informal e não há um critério definido para adicionar as pessoas ao grupo.

Só entram os donos dos imóveis? Ou o inquilino também pode participar? O síndico tem os contatos de todos moradores? Ou ele só adiciona quem ele conhece? E quem não quiser participar, terá prejuízos? Vai adicionar só um morador por unidade, ou mais de um pode participar do grupo? Essas são algumas questões relevantes para se pensar quando vai ser criado um grupo para o condomínio.

No entanto, os problemas dos grupos não se limitam a isso. Infelizmente, com a exposição dos contatos, muitas pessoas podem usá-los para outros fins, como venda de produtos e até mesmo para paquerar. O que pode criar uma situação, ao menos, incômoda entre os moradores. Imagine aí, abrir o seu WhatsApp e se deparar com uma mensagem de um vizinho que você não tem contato te oferecendo algo para comprar. No mínimo, isso será um tanto quanto desagradável. Mas, pode haver situações ainda mais graves, como casos de assédio e importunação sexual, o que é considerado crime pela legislação brasileira.

Outro ponto a se considerar é se de fato o grupo está cumprindo com sua real função. Muitas vezes, nesses grupos, há um excesso de mensagens, com discussões extensas que nada contribuem para a eficiência da comunicação. Isso porque, na maioria dos casos, são debatidos no grupo assuntos que deveriam ser discutidos em assembleia, que é o momento formal para deliberações sobre a rotina do condomínio.

Dessa forma, ainda, com esse grande número de mensagens, pode haver conteúdos impróprios, de cunho ofensivo e preconceituoso, por exemplo. Pois, por mais que sejam definidas regras sobre como usar a ferramenta, sempre haverá aqueles que não cumprem o que foi estabelecido. O que, possivelmente, ocasionará discussões desnecessárias e até mesmo agressivas, Sem falar que, nesses casos, pode até haver prejuízo financeiro para o condomínio devido a pagamento de indenização se a situação for judicializada por quem se sentir ofendido.

E como garantir que todos os participantes do grupo são realmente moradores? Essa é uma tarefa quase impossível, principalmente em condomínios com muitas unidades e que têm uma rotatividade muito grande de inquilinos. Quem deixa de ser morador, por exemplo, não sai do grupo automaticamente.

Infelizmente, em grupos de WhatsApp, não é possível ter um total controle dos participantes. Por isso, há um risco enorme de pessoas estranhas terem acesso a informações exclusivas para moradores, deixando o condomínio vulnerável em questões como segurança.

Lei Geral de Proteção de Dados X WhatsApp
Em vigor desde 2021, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) estabelece diretrizes importantes e obrigatórias para a coleta, processamento e armazenamento de dados pessoais, independente do meio utilizado, ou seja, a lei também se aplica para o uso do WhatsApp. Dessa forma, antes de criar um grupo, o síndico precisa estar ciente das regras de proteção de dados e das implicações que o condomínio estará sujeito, uma vez que ele pode ser responsabilizado se a Lei for infringida.

Com a nova legislação, é importante que os condomínios invistam, cada vez mais, em sistemas seguros de proteção de dados e de transparência, dificultando, assim, o vazamento de informações ou o uso indevido de dados.

Uma solução interessante é utilizar plataformas específicas para condomínios, como a Nok Nox, ferramenta que permite uma comunicação eficiente e garante a proteção dos dados coletados pelo condomínio. A tecnologia da plataforma pode ajudar o condomínio a seguir as diretrizes da nova lei e evitar possíveis problemas, como:

  • Cadastro de moradores por unidade: Com a Nok Nox, é possível ter mais controle de quem são os moradores do condomínio, já que todos são devidamente cadastrados no sistema. Quando alguma pessoa deixa de ser moradora, ao receber essa informação, o sistema automaticamente exclui o cadastro dela.
  • Comunicação via chat: O sistema da Nok Nox permite mensagens diretas e comunicados em tempo real, tanto entre síndico e moradores, funcionários e moradores ou até entre vizinhos. Diante dessa praticidade, a comunicação se torna mais eficiente e há a garantia da privacidade.
  • Armazenamento em nuvem: Com a Nok Nox, o cadastro e registro de informações de moradores, visitantes e até mesmo prestadores de serviços são salvos de forma segura, na nuvem. Assim, nada se perde. Nem mesmo uma mensagem ou comunicado, o que é muito comum em grupos de WhatsApp.

Fonte: Sindiconet.

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