WhatsApp: saiba como usá-lo adequadamente no seu condomínio

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Já que o aplicativo de mensagens de celular WhatsApp está tão presente na rotina da maioria das pessoas, alguns condomínios adotaram a ferramenta como parte da comunicação entre moradores e a administração, criando grupos com a participação dos moradores do prédio. Especialistas, todavia, recomendam cautela e dão dicas de como desfrutar do aplicativo de maneira eficiente nesse contexto.

O síndico precisa entender que a gestão do condomínio não é feita por meio do WhatsApp. Ele é somente um auxílio para a gestão.

Quanto mais pessoas em um grupo, maior o risco da conversa fugir de seu objetivo. Por isso, é recomendado que a finalidade do grupo seja bem definida antes de criá-lo.

O WhatsApp não pode ser o canal oficial. O síndico que optar por trabalhar com o aplicativo para passar informações, realizar alertas, lembrar o pessoal da assembleia deve ter as regras de utilização bem claras.

Se o objetivo principal do grupo for transmitir recados, alertas e lembretes, há a possibilidade de criar um grupo fechado. Nele, apenas o síndico pode enviar mensagens, sem a possibilidade de discussão entre condôminos.

É um grupo de comunicação com informações como ‘o elevador está quebrado’, ‘estamos sem água’, ‘o portão quebrou’, ‘o zelador faltou’… Coisas rápidas e emergenciais que levariam um tempo maior para serem comunicadas de outras formas.

Já grupos abertos para discussão, onde os condôminos podem mandar mensagens, demandam mais cuidados e preparações por parte da administração do prédio. É interessante que a criação do grupo seja discutida em assembleia com os moradores.

É preciso definir quem participa do grupo (um morador por unidade ou mais, por exemplo), como será a dinâmica de entrada e saída dos membros e quais as regras de uso. Após estabelecidas e aprovadas as regras, é recomendado que elas sejam colocadas em destaque na descrição do grupo de Whatsapp, quando ele for criado.

É importante que quando alguém comete um excesso, o síndico pode relembrar as regras estabelecidas na descrição do grupo

O síndico não deve participar de muitos grupos simultaneamente. É comum que, entre os moradores, grupos paralelos sejam formados para diversas finalidades, como grupo do futebol, da academia, entre outros. Para os especialistas, se o síndico participar de todos esses, ele pode não conseguir acompanhar todas as discussões e ser cobrado por isso.

Hoje, os grupos têm um limite de 256 participantes, o que dificulta seu uso para condomínios de grande porte, cujo número de unidades pode ultrapassar o máximo suportado pelo WhatsApp.

O uso de lista de transmissões no lugar da criação de grupos também é uma possibilidade. Com ela, é possível enviar a mesma mensagem a todos os moradores, só que de forma privada, o que funciona bem para recados e avisos.

Os cuidados com o uso do Whatsapp evitam o surgimento de causas jurídicas, como em situações em que um condômino ofende outro ou em que um condômino ofende o grupo gestor do prédio. Se isso começa a ocorrer reiteradamente, o síndico e o condomínio podem adotar medidas e providências cabíveis.

Saiba mais | condomínios e o WhatsApp

O aplicativo pode ser uma ferramenta de auxílio para a gestão do condomínio

Mas ele não pode ser o canal oficial de comunicação

Há duas possibilidades na hora de montar um grupo de condomínio:

  • Restrito: somente o administrador do grupo (síndico) pode enviar mensagens
  • Aberto: todos os participantes do grupo (síndico e condôminos) podem enviar mensagens

Passo a passo para o uso de grupos de WhatsApp de condomínios:

  1. Discutir a criação e as regras do grupo em assembleia com os moradores
  2. Deixar claro a finalidade e o objetivo do grupo
  3. Antes de começar a usar o grupo, o síndico deve relembrar as regras a todos os condôminos
  4. Se possível, deixar as regras fixadas na descrição do grupo

Sugestão de regras para grupos abertos:

  • Grupo restrito a comunicados e avisos do dia a dia do condomínio
  • Não são permitidas ofensas, acusações infundadas ou xingamentos entre membros do grupo
  • Não é permitido o envio de memes, figurinhas, piadas ou correntes
  • Problemas, demandas urgentes e queixas devem ser comunicadas por meios oficiais de contato com o síndico, não pelo grupo de WhatsApp

Dicas para o síndico/administrador do grupo:

  • Usar o WhatsApp Business, com um número de telefone comercial
  • Manter um único administrador no grupo
  • Intervir em caso de excessos entre condôminos e relembrar as regras do grupo
  • Não estar presente em grupos paralelos de moradores no Whatsapp (exemplo: grupo do futebol, grupo da academia)
  • Não usar o WhatsApp como forma de gestão, apenas como ferramenta de auxílio

Especialistas recomendam que o debate sobre assuntos do prédio não ocorra em grupos. Para isso, há:

  • reuniões de conselho
  • reunião com grupo gestor/administradora
  • assembleias

Fonte: Viva o Condomínio

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